Com migrar les dades d'una clínica dental sense perdre pacients

La majoria de les clíniques que canvien de programari no tenen por d'aprendre una pantalla nova. Tenen por de perdre un historial, duplicar un pacient o descobrir en plena agenda que una cita no s'ha passat.

Aquesta por és raonable. Una migració no es resol amb un export i un import. Es resol amb un pla que defineix què es mou, qui ho valida i quan s'apaga el sistema anterior.

Què cal migrar de veritat

• Pacients: dades identificatives, contacte, consentiments i alertes mèdiques.
• Historials: evolucions, diagnòstics, tractaments i documents adjunts.
• Cites: passades i futures, amb gabinet, professional i estat.
• Pressupostos i factures: imports, pagaments i estat de cobrament.
• Catàleg de tractaments: noms, codis i preus.
• Usuaris i rols: qui pot veure què des del primer dia.

No tot té el mateix valor. Un historial clínic incomplet és un problema assistencial. Un llistat de factures antigues amb un format diferent és un problema comptable. Prioritza el primer i valida el segon per mostreig.

El pla en cinc fases

1. Extreure: demana al proveïdor actual una exportació completa en CSV o SQL, no captures de pantalla.
2. Netejar: elimina duplicats, normalitza telèfons i emails i separa pacients inactius dels que segueixen en tractament.
3. Mapejar: decideix quin camp del sistema antic va a quin camp del nou i què es queda fora.
4. Provar: migra una mostra de 100 pacients i revisa historials, cites i factures amb recepció i un dentista.
5. Canviar: fixa una data, congela escriptures al sistema anterior i tingues un pla B si alguna cosa falla.

Com comunicar-ho a l'equip

L'equip no necessita un curs de 20 hores. Necessita saber què canvia en el seu dia a dia i a qui preguntar. Fes una sessió curta per rol: recepció, dentistes i higienistes. Usa cites reals de la setmana, no un pacient d'exemple.

Durant la primera setmana, deixa una persona de referència per torn. Si tothom pregunta a la mateixa persona, aquesta persona no pot atendre pacients. I avisa els pacients amb antelació si canvia el número de telèfon o el sistema de confirmació.

Els errors que més es repeteixen

• Migrar sense provar amb una mostra i descobrir els problemes el primer dilluns.
• No definir qui valida els historials incomplets.
• Mantenir els dos sistemes oberts durant mesos i duplicar cites.
• Perdre els documents adjunts perquè el proveïdor només exporta text.
• No comunicar el canvi als pacients i generar trucades innecessàries.
• No mesurar el resultat: cites perdudes, duplicats, temps de recepció.

Checklist del dia del canvi

• Exportació completa guardada i verificada.
• Mostra de 100 pacients revisada per recepció i un dentista.
• Cites de la setmana següent comprovades una a una.
• Usuaris i rols creats abans d'obrir la clínica.
• Pla B definit: què fer si el sistema nou no respon.
• Canal de suport directe durant les primeres 48 hores.

Una bona migració no es nota. La clínica obre dilluns, l'agenda funciona i ningú no ha de contar una història de por. Aquest és l'objectiu.